ERP Projelerinde Fit-Gap Neden Kapsamı Büyütür?

Fit-Gap, ERP projelerinde kurum ihtiyacı ile sistem standardı arasındaki uyum ve farkları görmek için yapılır. Doğru yapıldığında proje kapsamını netleştirir. Yanlış yapıldığında ise her fark yeni talep, her alışkanlık zorunlu ihtiyaç, her kullanıcı beklentisi geliştirme gibi görülmeye başlar.

Bu noktadan sonra proje daha başlamadan ağırlaşır.

Sahada gördüğüm en kritik hata şu: Fit-Gap toplantıları karar üretmek yerine istek toplama seansına dönüşür. Kullanıcılar mevcut çalışma biçimlerini anlatır, danışmanlar not alır, proje ekibi de bunları yapılacaklar listesi gibi görmeye başlar. Oysa her ihtiyaç aynı değerde değildir.

Her gap geliştirme değildir

Bir fark bulunduğunda ilk soru "bunu nasıl geliştiririz?" olmamalıdır.

Doğru soru şudur:

"Bu fark gerçekten çözülmesi gereken bir iş problemi mi?"

Sonra şu seçenekler değerlendirilmelidir:

• ERP standardını kullanmak
• Kurum sürecini değiştirmek
• Parametre veya konfigürasyonla çözmek
• Rapor veya form uyarlaması yapmak
• Geliştirme yapmak
• Entegrasyon kurmak
• Sonraki faza bırakmak
• Vazgeçmek

Bu ayrım yapılmazsa her gap geliştirme talebine dönüşür.

Kapsam neden büyür?

Fit-Gap kapsamı nasıl büyütür?

İyi Fit-Gap nasıl davranır?

İyi Fit-Gap her şeyi projeye almaya çalışmaz. İyi Fit-Gap ayrıştırır.

Hangi ihtiyaç standarda uyar?
Hangi ihtiyaç süreç değişikliği ister?
Hangi ihtiyaç gerçek geliştirme gerektirir?
Hangi ihtiyaç sonraki faza kalabilir?
Hangi ihtiyaçtan vazgeçilebilir?
Hangi karar sponsor seviyesine çıkmalıdır?

Bu sorular sorulmadığında Fit-Gap eksik kalır.

Sponsorun rolü

Sponsor Fit-Gap toplantısındaki her ekran detayını bilmek zorunda değildir. Ama kapsam, bütçe, takvim ve canlı geçiş güvenliğini etkileyen kararları görmelidir.

Özellikle şu sorular sponsor gündemine taşınmalıdır:

• Bu geliştirme iş değerine değer mi?
• Bu ihtiyaç ilk fazda şart mı?
• Bu fark süreci değiştirmekle çözülebilir mi?
• Karar verilmezse canlı geçiş riske girer mi?
• Bu talebin bakım sorumluluğu kimde olacak?

Sponsor bu kararları zamanında almazsa proje ekibi ya bekler ya da sessizce kapsamı büyütür. İkisi de projeye zarar verir.

Sonuç

Fit-Gap kapsamı büyütmek için yapılmaz. Kapsamı görünür, ölçülebilir ve karar alınabilir hale getirmek için yapılır.

Yanlış Fit-Gap beklenti üretir.
Doğru Fit-Gap karar üretir.

ERP projesinde en pahalı fark, geç fark edilen farktır. Daha da pahalısı, fark edildiği halde karara bağlanmayan farktır.

Sık Sorulan Sorular

Fit-Gap kapsamı neden büyütür?

Fit-Gap yanlış yönetildiğinde kullanıcı beklentileri zorunlu ihtiyaç gibi alınır, her gap geliştirme sanılır, sponsor kararları gecikir ve yeni talepler change control'e alınmaz. Bu da kapsamı büyütür.

Her Fit-Gap maddesi geliştirme midir?

Hayır. Bir Fit-Gap maddesi standart kullanım, süreç değişikliği, konfigürasyon, rapor/form uyarlaması, geliştirme, entegrasyon, fazlandırma veya vazgeçme kararıyla sonuçlanabilir.

Fit-Gap kararını kim vermeli?

Tek başına danışman veya kullanıcı değil. Süreç sahibi, proje yöneticisi, PMO, IT ve gerektiğinde sponsor birlikte karar vermelidir. Kapsam, bütçe ve canlı geçiş etkisi olan kararlar sponsor seviyesine taşınmalıdır.

İlgili okumalar

• Fit-Gap Nedir? ERP ve Canias Projelerinde Kapsam, Uyarlama ve Karar Yönetimi
• PMO rehberi
• Kaynaklar