Fit-Gap Nedir? ERP Projelerinde Kapsam Riski Nasıl Yönetilir?

Fit-Gap nedir?

Kısa cevap: Fit-Gap, ERP projesinde kurum ihtiyacı ile sistem standardı arasındaki uyum ve farkları belirleyip bunları standart kullanım, süreç kararı, geliştirme, fazlama veya vazgeçme kararına dönüştüren analiz çalışmasıdır.

Fit gap, fit-gap veya fitgap diye yazılsa da sahadaki amaç aynıdır: Her ihtiyacı projeye almak değil; hangi ihtiyacın gerçekten değer taşıdığını, hangisinin standarda uyacağını ve hangisinin sponsor kararı gerektirdiğini netleştirmek.

Fit-Gap, ERP projelerinde kurum ihtiyacı ile sistem standardı arasındaki uyum ve farkları görmek için yapılır. Doğru yapıldığında proje kapsamını netleştirir. Yanlış yapıldığında ise her fark yeni talep, her alışkanlık zorunlu ihtiyaç, her kullanıcı beklentisi geliştirme gibi görülmeye başlar.

Bu noktadan sonra proje daha başlamadan ağırlaşır.

Sahada gördüğüm en kritik hata şu: Fit-Gap toplantıları karar üretmek yerine istek toplama seansına dönüşür. Kullanıcılar mevcut çalışma biçimlerini anlatır, danışmanlar not alır, proje ekibi de bunları yapılacaklar listesi gibi görmeye başlar. Oysa her ihtiyaç aynı değerde değildir.

Fit-Gap ne demek?

Kısa cevap: Fit uyumlu alanı, Gap ise standart ile ihtiyaç arasında karar gerektiren farkı anlatır. ERP bağlamında bu fark teknik geliştirme kadar süreç değişikliği, parametre, veri hazırlığı, entegrasyon, rapor uyarlaması veya fazlama kararı da olabilir.

Her gap geliştirme değildir

Bir fark bulunduğunda ilk soru "bunu nasıl geliştiririz?" olmamalıdır.

Doğru soru şudur:

"Bu fark gerçekten çözülmesi gereken bir iş problemi mi?"

Sonra şu seçenekler değerlendirilmelidir:

• ERP standardını kullanmak
• Kurum sürecini değiştirmek
• Parametre veya konfigürasyonla çözmek
• Rapor veya form uyarlaması yapmak
• Geliştirme yapmak
• Entegrasyon kurmak
• Sonraki faza bırakmak
• Vazgeçmek

Bu ayrım yapılmazsa her gap geliştirme talebine dönüşür.

Kapsam neden büyür?

Fit-Gap kapsamı nasıl büyütür?

İyi Fit-Gap nasıl davranır?

İyi Fit-Gap her şeyi projeye almaya çalışmaz. İyi Fit-Gap ayrıştırır.

Hangi ihtiyaç standarda uyar?
Hangi ihtiyaç süreç değişikliği ister?
Hangi ihtiyaç gerçek geliştirme gerektirir?
Hangi ihtiyaç sonraki faza kalabilir?
Hangi ihtiyaçtan vazgeçilebilir?
Hangi karar sponsor seviyesine çıkmalıdır?

Bu sorular sorulmadığında Fit-Gap eksik kalır.

Sponsorun rolü

Sponsor Fit-Gap toplantısındaki her ekran detayını bilmek zorunda değildir. Ama kapsam, bütçe, takvim ve canlı geçiş güvenliğini etkileyen kararları görmelidir.

Özellikle şu sorular sponsor gündemine taşınmalıdır:

• Bu geliştirme iş değerine değer mi?
• Bu ihtiyaç ilk fazda şart mı?
• Bu fark süreci değiştirmekle çözülebilir mi?
• Karar verilmezse canlı geçiş riske girer mi?
• Bu talebin bakım sorumluluğu kimde olacak?

Sponsor bu kararları zamanında almazsa proje ekibi ya bekler ya da sessizce kapsamı büyütür. İkisi de projeye zarar verir.

Sonuç

Fit-Gap kapsamı büyütmek için yapılmaz. Kapsamı görünür, ölçülebilir ve karar alınabilir hale getirmek için yapılır.

Yanlış Fit-Gap beklenti üretir.
Doğru Fit-Gap karar üretir.

ERP projesinde en pahalı fark, geç fark edilen farktır. Daha da pahalısı, fark edildiği halde karara bağlanmayan farktır.

Sık Sorulan Sorular

Fit-Gap nedir?

Fit-Gap, ERP projelerinde kurum ihtiyacı ile sistem standardı arasındaki uyum ve farkları analiz edip kapsam kararına dönüştüren çalışmadır.

Fit-Gap ne demek?

Fit, ihtiyacın standart sistemle karşılandığı alanı; Gap ise fark, karar veya uyarlama gerektiren alanı ifade eder.

Fit-Gap analizi nasıl yapılır?

İhtiyaçlar standart kullanım, süreç değişikliği, konfigürasyon, geliştirme, entegrasyon, fazlama, efor, canlı geçiş etkisi ve karar sahibi açısından sınıflandırılarak yapılır.

Fit-gap ile gap analizi aynı şey midir?

Kısmen benzer kullanılır; ancak ERP fit-gap çalışması yalnız boşluk bulmak değil, standarda uyum, kapsam kontrolü ve sponsor kararını birlikte yönetmektir.

Canias ERP projelerinde fit-gap neden önemlidir?

Canias ERP projelerinde modül kararları veri, rapor, entegrasyon, süreç sahipliği ve canlı geçiş etkisi doğurur. Fit-gap bu etkileri erken görünür kılar.

Fit-Gap sonucunda her ihtiyaç geliştirme olur mu?

Hayır. Her ihtiyaç geliştirme olmaz; bazıları standartla çözülür, bazıları süreç değişikliği ister, bazıları sonraki faza bırakılır veya vazgeçilir.

Fit-Gap kapsam riskini nasıl azaltır?

Her farkın iş değeri, eforu, canlı geçiş etkisi, bakım sorumluluğu ve karar sahibini görünür kılarak kapsamın sessizce büyümesini azaltır.

İlgili okumalar

• Fit-Gap Nedir? ERP ve Canias Projelerinde Kapsam, Uyarlama ve Karar Yönetimi
• Canias Fit-Gap
• Canias ERP
• ERP Proje Yönetimi
• PMO ve karar düzeni
• ERP ve PMO sözlüğü
• Bu konu aktif bir ihtiyaçsa iletişime geçin