Profesyonel Proje / Kamu
PTT Satınalma ve Stok Yönetim Sistemi (SSYS)
1.300+ merkez, 82 Başmüdürlük ve 6.000+ kullanıcı ölçeğinde satınalma ve stok dönüşümü
PTT Satınalma ve Stok Yönetim Sistemi (SSYS), PTT teşkilatında bir ihtiyacın ortaya çıkmasından başlayarak stoktan karşılama veya satınalma, ödenek, ihale ve doğrudan temin, sipariş, muayene-kabul, teminat, depo hareketleri ve ödeme adımlarına kadar uzanan süreci ortak bir yönetim sistemi altında ele alan geniş ölçekli bir kamu projesiydi.
2015–2016 döneminde yürütülen çalışma; yaklaşık 1.300 PTT merkezi, 82 Başmüdürlük ve Genel Müdürlük organizasyonunu kapsıyor, 6.000'in üzerinde kullanıcıya hizmet veren web tabanlı bir yapı üzerinde çalışıyordu.
1.300+
PTT merkezi
82
Başmüdürlük
6.000+
kullanıcı
Türkiye geneli
yaygın kullanım
Uçtan uca süreç kapsamı
SSYS'nin temel değeri tek tek ekranlardan değil, birbirini besleyen satınalma ve stok süreçlerinin aynı veri ve kontrol yapısı altında çalışmasından geliyordu.
Talep ve ihtiyaç yönetimi
Birim talepleri, onay akışları, ihtiyaç değerlendirme, merkezi talep koordinasyonu ve toplu alım hazırlığı.
Stok ve depo yönetimi
Giriş-çıkış hareketleri, depo yetkileri, envanter, tüketim analizi, geçmiş stok görünümü ve ihtiyaç fazlası yönetimi.
Ödenek ve bütçe kontrolleri
Ödenek tahsisi, yetki talepleri, harcama takibi ve satınalma süreciyle bağlantılı bütçe kontrolleri.
Doğrudan temin ve sipariş
İhtiyaç listesi, yaklaşık maliyet, piyasa araştırması, onay, sözleşme, fiyat değerlendirme ve sipariş akışı.
İhale yönetimi
İhale hazırlığından değerlendirmeye; doküman, firma, teminat, fiyat analizi ve raporlama süreçlerine uzanan yapı.
Muayene-kabul ve ödeme
Satınalma sonrasında muayene-kabul, stok girişleri, irsaliye/fatura bağlantıları ve ödeme emri süreçleri.
Teminat ve karar destek
Teminat sürelerinin takibi, otomatik uyarılar ve satınalma, stok, tüketim, fiyat ve tedarikçi analizleri.
Süreç akışı özeti
- 1Talep
- 2Değerlendirme
- 3Bütçe / Ödenek
- 4Satınalma
- 5Muayene & Kabul
- 6Stok / Depo
- 7Muhasebe / Ödeme
Türkiye Genelinde Yaygınlaştırma ve Kullanıcı Buluşmaları
2015–2016 dönemine ait bu arşiv kareleri, projenin eğitim, tanıtım ve kullanıcıyla buluşma tarafını belgelemektedir.
Kamu mevzuatını sürece dönüştürmek
Proje, 4734 ve 4735 sayılı mevzuat ile PTT'nin kendi satınalma esas ve usullerinin oluşturduğu kontrol yapısını operasyonel akışların içine taşıyan özel geliştirmeler içeriyordu.
Buradaki önemli konu mevzuatı yalnızca kullanıcıların bilmesi değildi. Uygun kontrollerin, yetki sınırlarının, belge üretiminin ve karar adımlarının mümkün olan noktalarda sistem tarafından desteklenmesi hedefleniyordu. Bu nedenle çalışma, kamu süreçlerinin dijitalleştirilmesi açısından da önemli bir deneyim alanı oluşturdu.
Türkiye çapında kullanıcı ve değişim deneyimi
Benim açımdan projenin en kalıcı taraflarından biri, Türkiye'nin hemen her ilindeki kullanıcı yapısını tanımak ve merkezde tasarlanan bir sürecin sahadaki gerçek çalışma biçimiyle nasıl buluştuğunu görmek oldu.
Seminerler, eğitimler ve kullanıcı temasları; büyük ölçekli kamu projelerinde teknik çözümün tek başına yeterli olmadığını gösterdi. Aynı sistemin farklı birimlerde benimsenmesi için iletişim, süreç açıklığı, kullanıcı güveni ve sahadan gelen geri bildirimin de yönetilmesi gerekiyordu.
Bu deneyim, daha sonraki ERP ve dönüşüm projelerinde çok lokasyonlu organizasyon, paydaş yönetimi, yaygınlaştırma ve canlı kullanım tarafına bakışımı doğrudan etkileyen erken dönem saha çalışmalarından biri oldu.
Bu projeden taşıdığım deneyim alanları
- Kamu kurumlarında mevzuat ile operasyonel süreç tasarımını birlikte ele almak
- Çok lokasyonlu ve binlerce kullanıcılı yapılarda yaygınlaştırma yönetimi
- Satınalma, stok, bütçe, kabul ve ödeme zincirini tek süreç olarak okumak
- Merkezi tasarım ile yerel kullanım gerçekliği arasındaki farkı sahada yönetmek
- Kullanıcı eğitimi, benimseme ve değişim yönetimini teknik teslimatın parçası görmek
- Operasyonel veriyi karar destek ve yönetim görünürlüğüne dönüştürmek