Canias Fit-Gap: Proje Daha Başlamadan Nerede Sapar?

Fit-gap, Canias projelerinde “ihtiyaç toplama” diye geçiştirilebilecek bir faz değildir. Projenin hangi gerçekle ilerleyeceğini, neyin standarda uyacağını, neyin değişeceğini ve neyin karar beklediğini netleştiren kritik safhadır.

Toplantılar yapıldı diye fit-gap tamamlanmış sayılmaz. Tamamlanan şey sadece not ise, proje daha tasarım başlamadan sapmaya başlar.

Canias fit-gap neden kritik bir eşiktir?

Proje kapsamı burada netleşir. Süreç istisnaları burada görünür olur. Veri ihtiyacı ve veri sahipliği burada açığa çıkar. Rol ve sorumluluk boşlukları burada belirginleşir. Danışmanlığın kalitesi burada anlaşılır.

Sponsorun ileride göreceği kırılmaların tohumu çoğu zaman bu masada atılır. Fit-gap, teslimatın “hangi kararlar üzerinden” ilerleyeceğini ortaya koyar.

Fit-gap en çok nerede yanlış anlaşılır?

• İhtiyaç listesi çıkarmakla fit-gap bitti sanmak.
• Kullanıcı ne istiyorsa tasarıma direkt çevirmek.
• Mevcut süreci kutsal kabul etmek.
• Standardın neyi çözdüğünü yeterince tartışmamak.
• Süreç, veri ve rapor ihtiyacını birbirinden kopuk ele almak.
• Karar gerektiren başlıkları açık bırakıp “sonra bakarız” demek.
• Sadece ekran konuşup operasyon gerçekliğini okumamak.

Sahada en çok burada yanılırız. Fit-gap masası kalabalık olabilir ama karar masası boş kaldığında proje sadece not üretir.

Fit-gap sırasında en çok ne görünmez kalır?

• Süreç istisnaları ve “normal dışı” operasyon.
• Ana veri kalitesi ve veri sahipliği.
• Rol/yetki etkisi ve iş akışındaki kilit düğümler.
• Rapor beklentisinin işletme gerçekliğiyle uyumu.
• Departmanlar arası bağımlılıklar.
• Manuel workaround’ların gizli maliyeti.
• Canlı geçişte patlayacak başlıklar.
• “Küçük detay” sanılan ama tasarımı taşıyan karar noktaları.

Fit-gap zayıfsa proje tasarımı eksik gerçekle ilerler. Sonra bu eksik gerçek, test ve go-live döneminde geri döner.

Fit-gap yalnızca danışmanlık işi midir?

Hayır. İş birimi, proje yönetimi, danışmanlık, veri sahipleri ve sponsor görünürlüğü birlikte çalışmalıdır.

Yalnız danışmana bırakılan fit-gap ya uzar ya da yüzeyde kalır. Yalnız iş birimine bırakılan fit-gap ise standarttan kopup kişisel beklenti listesine dönüşür. Fit-gap bir denge masasıdır; yönetişim olmadan denge kurulmaz.

Yönetimce ne görünmelidir?

Fit-gap yönetim görünürlüğü, sadece rapor değil karar ve risk mekanizmasıdır. Sponsora aşağıdaki başlıklar net görünmelidir:

• Karar bekleyen konular listesi.
• Standarda uyum / sapma alanları.
• Kapsamı büyütme riski taşıyan istekler.
• Veri hazırlığı gerektiren alanlar.
• Süreç sahipliği netleşmemiş konular.
• Go-live’ı riske edecek açıklar.
• “Tasarım tamam” demek için eksik olanlar.

Bu görünürlük yoksa sponsor “neden bunlar şimdi çıkıyor?” sorusuna düşer.

İyi bir fit-gap çıktısı neye benzer?

Toplantı notu değildir. Ekran listesi değildir. Yalnızca danışman dokümanı değildir.

İyi bir fit-gap çıktısı; karar verilmiş, sahipliği belirlenmiş, standardı ve sapması ayrışmış, veri ve süreç etkisi görülmüş bir tasarım tabanıdır. Projeye yön verir; sadece rapor üretmez.

Canias fit-gap zayıf yürütülürse ne olur?

• Proje kapsamı sessizce şişer.
• Danışman ile kullanıcı aynı şeyi konuştuğunu sanır ama konuşmaz.
• Test aşamasında sürprizler büyür.
• Veri yükü ve rapor ihtiyacı geç fark edilir.
• Go-live öncesi baskı artar.
• Sponsor “neden bunlar şimdi çıkıyor?” sorusuna düşer.

Go-live ve hypercare bağlantısı

Fit-gap’te açık bırakılan başlıkların çoğu, go-live ve hypercare’da maliyetli şekilde geri döner. Bu yüzden fit-gap, canlı geçiş disiplininin ilk halkasıdır.

Köprü yazılar: Canias go-live ve Hypercare nedir?

Canias fit-gap sırasında gözden kaçmaması gereken 7 sinyal

• Standart / sapma ayrımı yazılı mı?
• Karar gerektiren konuların sahibi ve zamanı net mi?
• Veri hazırlığı ve veri sahipliği tanımlı mı?
• Süreç istisnaları masaya geldi mi?
• Rapor beklentisi operasyon gerçekliğiyle uyumlu mu?
• Rol ve yetki etkileri açık mı?
• Go-live riskleri burada görünür hale geldi mi?

Sonuç

Fit-gap, projenin analitik ön çalışması değil; tasarımın ve teslimat disiplininin temelidir.

Canias projesi burada netleşir ya da sessizce sapmaya başlar.

Bitiren kazanır; ama sağlıklı bitiş, en başta kurulan netlikten beslenir.

İlgili okumalar

Canias go-live, Hypercare nedir?, ERP danışmanı nedir?, ERP dijital dönüşüm rehberi, PMO proje yönetimi rehberi, Canias ERP, İletişim.