Fit-Gap Nedir? ERP Projelerinde Fit-Gap Analizi Nasıl Yapılır?

Fit-Gap, ERP projesinde kurum ihtiyacı ile sistem standardı arasındaki uyum ve farkları görünür kılan analiz ve karar çalışmasıdır. Fit, standartla karşılanan alanı; Gap ise karar, uyarlama, geliştirme, fazlama veya vazgeçme gerektiren farkı ifade eder.

Fit gap, fit-gap veya fitgap diye yazılabilir. Arama niyeti değişse de sahadaki mesele aynıdır: Her farkı geliştirme talebine çevirmeden, kapsamı ve karar sahibini netleştirmek.

Fit-Gap, kelime anlamıyla "uyum ve fark" analizidir. ERP bağlamında Fit, kurum ihtiyacının ERP sisteminin standart süreçleriyle karşılanabildiği alanları; Gap ise standart yapı ile ihtiyaç arasında fark olan alanları ifade eder.

Kavramsal olarak Fit-Gap analizi; iş süreçlerinin, veri yapısının, entegrasyon ihtiyaçlarının, raporlama beklentilerinin, yasal gereksinimlerin ve kullanıcı ihtiyaçlarının ERP standardıyla karşılaştırılmasıdır.

Fit-Gap toplantısında asıl mesele "sistem bunu yapıyor mu?" sorusu değildir. Asıl mesele "kurum bu standarda uyacak mı, süreci mi değiştirecek, geliştirme mi isteyecek, yoksa beklentisini mi revize edecek?" sorusudur.

Fit-Gap çoğu projede yanlış konumlandırılır. Sadece danışmanın not aldığı, kullanıcıların istek listesi çıkardığı veya her farkın geliştirme talebine dönüştüğü bir çalışma olmamalıdır.

ERP projelerinde birçok kurum, yazılımı aldıktan sonra asıl ihtiyacını proje içinde netleştirmeye başlar. Bu durum kapsam kaymasına, danışmanlık eforunun artmasına, kararların gecikmesine ve canlı geçiş hazırlığının zayıflamasına neden olur.

Fit-Gap'in en büyük katkısı fark bulmak değil, farkın neye mal olacağını ve kimin karar vermesi gerektiğini görünür kılmaktır.

Her gap aynı karar yoluna gitmez. Bir fark tespit edildiğinde önce bunun gerçek ihtiyaç mı, alışkanlık mı, yasal zorunluluk mu, yönetim beklentisi mi, raporlama tercihi mi yoksa operasyonel zorunluluk mu olduğu anlaşılmalıdır.

ERP projelerinde en kritik ayrımlardan biri standart kullanım, uyarlama ve geliştirme farkıdır. Bu ayrım net yapılmazsa her ihtiyaç "geliştirme" gibi görünür ve proje maliyeti hızla büyür.

Sahada en pahalı cümlelerden biri şudur: "Bunu da yaparız." Her "yaparız" kararı efor, test, bakım, canlı geçiş ve sahiplik etkisi doğurur. Fit-Gap bu etkinin görünür hale geldiği yerdir.

Canias ERP projelerinde Fit-Gap çalışması yalnızca modül fonksiyonlarının karşılaştırılması değildir. Üretim, lojistik, satınalma, finans, insan kaynakları, servis, entegrasyon, veri migrasyonu ve raporlama gibi alanlar birbirine bağlıdır. Bir modülde alınan karar başka modülde veri, süreç veya rapor etkisi oluşturabilir.

• ✓Standart Canias süreçlerinin gerçekten anlaşılması
• ✓Kurum alışkanlıklarının zorunlu ihtiyaç sanılmaması
• ✓Malzeme, cari, stok, ürün ağacı, rota ve muhasebe veri kalitesinin erken analiz edilmesi
• ✓Üretim, satınalma, satış, finans ve lojistik akışlarının uçtan uca ele alınması
• ✓TROIA geliştirme ihtiyacının ayrı efor, test ve bakım etkisiyle değerlendirilmesi
• ✓Entegrasyon ihtiyaçlarında veri sahibi, sistem sahibi ve hata sorumluluğunun netleştirilmesi
• ✓Rapor taleplerinin karar ihtiyacı mı, eski alışkanlık mı olduğunun ayrıştırılması
• ✓Go-live için kritik ihtiyaçlarla sonraki faza kalabilecek taleplerin ayrılması

Fit-Gap çalışmasının sonunda sadece toplantı notu kalmamalıdır. Karar alınabilir ve takip edilebilir çıktı seti oluşmalıdır.

Fit-Gap çıktısı karar üretmiyorsa eksiktir. Sadece "konu listesi" varsa proje hâlâ belirsizlik taşır.

Fit-Gap workshop'ları uzun anlatım toplantılarına dönüşmemelidir. Her oturumun amacı; ihtiyacı netleştirmek, standart karşılığı görmek, farkı sınıflandırmak ve karar ihtiyacını belirlemek olmalıdır.

Örnek Fit-Gap workshop gündemi:

• ✓Sürecin kısa iş hedefi
• ✓Mevcut çalışma biçimi
• ✓ERP/Canias standart karşılığı
• ✓Uyumlu alanlar
• ✓Gap olarak görülen farklar
• ✓Farkın nedeni: zorunluluk, alışkanlık, yasal gereklilik, yönetim beklentisi, veri ihtiyacı
• ✓Karar seçeneği: standart kullanım, süreç değişikliği, uyarlama, geliştirme, entegrasyon, fazlandırma, vazgeçme
• ✓Efor ve canlı geçiş etkisi
• ✓Karar sahibi ve hedef tarih
• ✓Açık aksiyonlar

Sponsor her teknik detayı bilmek zorunda değildir. Ama kapsam, bütçe, canlı geçiş ve iş değeri etkisi olan gap kararlarını görmelidir.

• ✓Bu gap gerçekten iş değeri yaratıyor mu?
• ✓Bu ihtiyaç yasal veya operasyonel zorunluluk mu?
• ✓ERP standardına uyarsak ne kaybederiz?
• ✓Geliştirme yaparsak ne kazanırız ve neye mal olur?
• ✓Bu karar canlı geçişi etkiler mi?
• ✓Bu ihtiyaç ilk fazda şart mı, sonraki faza kalabilir mi?
• ✓Bu kararın sahibi hangi iş birimi?
• ✓Bakım ve destek sorumluluğu kimde olacak?
• ✓Karar verilmezse proje hangi riski taşır?

Sponsorun Fit-Gap'teki görevi her detayı onaylamak değildir. Projenin kapsamını, değerini ve canlı geçiş güvenliğini etkileyen kararlara zamanında yön vermektir.

ERP projelerinde Fit-Gap, kurumun süreç olgunluğunu ve karar alma kapasitesini görünür kılar. AI dönüşümünde de benzer bir ihtiyaç vardır. Kurumlar AI projelerinde genellikle araç, model veya otomasyon fikriyle başlar. Fakat gerçek fark; mevcut süreç, veri kalitesi, kullanıcı güveni, insan onayı ve iş kararı etkisi analiz edildiğinde ortaya çıkar.

AI dönüşümünde de bir tür Fit-Gap mantığı gerekir:

• ✓Mevcut süreç AI destekli çalışmaya uygun mu?
• ✓Kullanılan veri güvenilir ve sahipli mi?
• ✓AI çıktısı hangi kararı etkileyecek?
• ✓İnsan onayı gereken noktalar tanımlı mı?
• ✓Hatalı çıktı operasyonu nasıl etkiler?
• ✓AI çözümü POC sonrası hangi sürece gömülecek?
• ✓Ölçülebilir iş değeri nedir?

Fit-Gap'in amacı her ihtiyacı projeye almak değildir. Tam tersine, hangi ihtiyacın gerçekten değerli olduğunu, hangisinin standartla çözülebileceğini, hangisinin süreç değişikliği gerektirdiğini ve hangisinin geliştirme maliyetine değip değmeyeceğini netleştirmektir.

Sahada gördüğüm gerçek şu: Fit-Gap iyi yapılmazsa proje içinde herkesin beklentisi büyür. Fit-Gap iyi yapılırsa beklentiler karara, kararlar kapsama, kapsam da yönetilebilir teslimata dönüşür.

ERP projesinde Fit-Gap sadece analiz değildir. Kapsam, maliyet, takvim, canlı geçiş ve organizasyonel sahiplik kararlarının başlangıç noktasıdır.