Proje eforu neyi ölçer?
Efor, projenin tamamlanması için insanların harcaması gereken toplam çalışma miktarını ölçer. İşin büyüklüğünü anlatır; takvim tarihini veya ekip büyüklüğünü tek başına belirlemez.
Bir iş paketi 40 adam-gün efor gerektiriyorsa bu, toplamda 40 tam iş günlük insan emeği gerektiği anlamına gelir. Bu efor bir kişi, birden fazla kişi veya farklı uzmanlıklar arasında dağıtılabilir.
Efor hangi birimlerle ifade edilir?
Küçük işler ve destek faaliyetleri için adam-saat, orta ölçekli iş paketleri için adam-gün, uzun süreli programlar için adam-ay kullanmak pratiktir. Birimler arasında dönüşüm yapılırken kurumun çalışma standardı açık olmalıdır.
| Birim | Ne anlatır? | Örnek varsayım |
|---|---|---|
| Adam-saat | Bir saatlik insan emeği | 8 adam-saat = 1 adam-gün |
| Adam-gün | Bir iş günlük insan emeği | 20 adam-gün ≈ 1 adam-ay |
| Adam-ay | Yaklaşık bir aylık insan emeği | 20 gün × 8 saat = 160 saat |
Efor ile süre arasındaki fark nedir?
Efor toplam çalışma miktarıdır; süre ise bu işlerin takvim üzerinde tamamlanması için geçen zamandır. Örneğin 30 adam-günlük bir iş, bazı aktiviteler paralel yapılabiliyorsa 15 iş gününde tamamlanabilir. Aynı iş dış onaylar nedeniyle 30 günden daha uzun da sürebilir.
Bu ayrım kritik yol planlamasının temelidir. İşlerin ne kadar süreceğini bilmek için yalnız efor değil; bağımlılıklar, kaynakların müsaitliği, sıra, bekleme ve karar süreleri de gerekir.
Efor ile kapasite arasındaki fark nedir?
Efor projedeki talebi, kapasite ise ekipte mevcut arzı anlatır. 60 adam-günlük efor ihtiyacı olan bir projede ekip bir ayda yalnız 30 adam-gün gerçek kapasite sağlayabiliyorsa işin bir ayda tamamlanması mümkün değildir.
Kapasite hesabında teorik çalışma günlerinden toplantılar, operasyonel işler, izinler ve diğer projeler düşülmelidir. Özellikle kritik uzmanların kısmi zamanlı olması, toplam ekip sayısından daha belirleyici olabilir.
Efor ile maliyet aynı şey mi?
Hayır. Efor bir iş yükü ölçüsüdür; maliyet bu eforun hangi kaynaklarla ve hangi ticari koşullarda karşılandığının parasal sonucudur. Aynı 50 adam-gün efor, farklı kıdem dağılımı veya birim fiyatlarla farklı maliyetlere sahip olabilir.
Bu nedenle efor düşürme baskısıyla maliyet düşürme aynı şey değildir. Kapsam sabitse ve gerçek iş değişmiyorsa yalnız tahmin rakamını küçültmek maliyeti ortadan kaldırmaz; çoğu zaman kalite, süre veya sonradan oluşan ek efor üzerinden geri gelir.
Proje eforu nasıl tahmin edilir?
Sağlıklı tahmin genellikle işi küçük ve anlaşılır iş paketlerine bölerek başlar. Her iş paketinin kapsamı, karmaşıklığı, gerekli uzmanlıkları ve bağımlılıkları değerlendirilir. Geçmiş proje verileri ve benzer işler tahmin kalitesini artırır.
- Kapsamı ve teslimatları netleştirin.
- İşi analiz, tasarım, üretim/geliştirme, test, eğitim, geçiş ve kapanış gibi paketlere ayırın.
- Her paket için rol bazlı efor tahmini yapın.
- Toplantı, koordinasyon, yeniden iş ve proje yönetimini dahil edin.
- Belirsizlikleri ve riskleri varsayımlarla birlikte yazın.
- Toplam eforu gerçek kapasite ve kritik yol ile takvime dönüştürün.
Basit bir proje efor örneği
Bir proje için analiz 20, tasarım 15, uygulama 45, test 20, eğitim 10, proje yönetimi 15 ve geçiş/kapanış 5 adam-gün tahmin edilmiş olsun. Toplam efor 130 adam-gündür.
Bu noktada proje planı henüz bitmiş değildir. Sıradaki sorular şunlardır: Bu işleri hangi roller yapacak? Hangi işler paralel ilerleyebilir? Kritik uzmanların kapasitesi ne kadar? Müşteri veya yönetim kararları hangi tarihlerde gerekir? Ancak bu sorular cevaplandığında 130 adam-gün efor gerçekçi bir takvime dönüşür.
Efor planlamasında sık yapılan hatalar
En yaygın hata toplam eforu ekip sayısına bölüp sonucu proje süresi kabul etmektir. İkinci büyük hata ise yalnız üretim işlerini sayıp toplantı, koordinasyon, test, hata düzeltme ve proje yönetimini görünmez bırakmaktır.
- Eforu süre sanmak
- Kişi sayısını kapasite sanmak
- Tüm kaynakları aynı yetkinlikte kabul etmek
- Bekleme süresini eforla karıştırmak
- Proje yönetimi ve koordinasyon eforunu dışarıda bırakmak
- Tahmin varsayımlarını yazmamak
- Kapsam değişirken efor tahminini sabit tutmak