ERP Projelerinde Canlı Kullanıma Geçiş

ERP projelerinde, diğer tüm projelerde olduğu gibi, başlangıçta paydaşlar için belirsizlik oranı çok yüksektir. Ancak, canlı kullanıma yaklaştıkça bu belirsizlik azalır. Yeni bir yazılımın getirdiği değişiklikler, alışılması gereken özellikler ve ERP projesine ayrılması gereken zaman, her zaman tüm paydaşları tedirgin eder.

Proje ekipleri, ERP implementasyonunu gerçekleştirecekleri işletmelerin süreçlerini en iyi şekilde anlamayı ve verimli bir şekilde uyarlamayı görev edinmişlerdir. Bu görevlerin sonucunda çözüm oluşturma, çözümü doğrulama ve çözümün eğitimini verme gibi sorumlulukları vardır.

Başlatma toplantısı (Kick-off) ile başlayan bu yolculuk, canlı kullanıma geçiş gününe kadar çeşitli aşamalardan geçer: proje ve diğer yönetim planlarının oluşturulması, analizler, uyarlama çalışmaları, verilerin hazırlanması ve aktarımı, eğitimler, test ve pilot uygulama çalışmaları gibi. Canlı kullanıma geçişle birlikte, süreçler oturana kadar proje ekipleri yoğun bir şekilde kullanıcı desteği sağlar.

Canlı Kullanıma Geçiş Öncesi ve Sonrası Kontrol Süreçleri

Bu yazıda, ERP projelerinin en kritik dönemleri olan canlı kullanıma geçiş öncesi ve sonrası yapılması gereken kontrol süreçlerine odaklanacağım.

Geçiş Öncesi Kontroller

Geçiş öncesinde süreçlerimizi defalarca test etmiş, eğitimlerimizi vermiş ve erişim yetkilendirmelerini hazırlamış olsak da bilinmeyen durumlara da hazırlıklı olmak gerekir. Son kontrolleri sağlamak için bir “Canlı Kullanıma Geçiş Kontrol Planı” oluşturmak önemlidir. Bu plana geçmeden önce, ERP yazılımı üzerindeki uyarlamaların tamamlandığından emin olmak gereklidir. Geliştirmeler ve uyarlamalar devam ederken son kontrollerin bir önemi kalmayabilir.

Canlı Kullanıma Geçiş Kontrol Planı:

  1. Tüm paydaşların hangi durumda kime ulaşacağını tanımlayan iletişim planı,
  2. İletişimi yönetecek ve izleyecek kişilerin proje ekiplerince belirlenmesi,
  3. Kullanıcı talep ve destek sisteminin kurulması,
  4. Risk planına göre tüm risklerin ve risk sorumlularının güncellenmesi,
  5. Tüm kullanıcıların eğitimlerinin tamamlandığından emin olunması,
  6. Hazırlanan dokümanların ve kullanım senaryolarının (use-case) en güncel halinin ilgili kullanıcılara ulaştırıldığından emin olunması,
  7. ERP üzerinde tanımlanmış tüm kullanıcı hak setlerinin ve ekran yetkilerinin kontrol edilmesi,
  8. ERP proje ekibi ve anahtar kullanıcıların görev paylaşımlarının netleştirilmesi,
  9. Final testlerin yapılması ve dönen problemlerin çözülmesi,
  10. Yeni ERP yazılımına devir edilecek belgelerin eksiksiz aktarımı (stok sayım, açık satış siparişi, satın alma siparişi, iş emri gibi),
  11. Temel verilerin kontrolü ve güncellenmesi,
  12. ERP dışı sistemler ile entegrasyon testlerinin tamamlanması,
  13. Sunucu ve altyapı testlerinin yapılması,
  14. Kullanıcıların erişim kontrollerinin yapılması,
  15. Canlı veri tabanında veri temizliğinin yapılması,
  16. Aktarılan açık belgeler için MRP (Malzeme İhtiyaç Planlaması) çalıştırılması ve sonuçlarının kontrolü,
  17. Muhasebe açılış fişlerinin girilmesi ve vadeli kağıtların aktarılması,
  18. E-fatura, E-irsaliye gibi E-Dönüşüm uygulamalarının tanımlarının yapılması ve kontrolleri,
  19. Otomasyon testlerinin yapılması,
  20. Canlı geçiş öncesi değerlendirme toplantısının yapılması.

Geçiş Sonrası Kontroller

Ve beklenen gün geldi. Artık ERP sistemimizi kullanmaya başlayabiliriz. Peki geçiş başarılı oldu mu? Ne kadar hazırlıklı olursak olalım, sorunsuz bir geçiş her zaman mümkün değildir.

Başarılı bir geçiş, asıl canlı kullanıma başladıktan sonra olanlarla başa çıkmakla ilgilidir. İşletmeler ERP yazılımlarını kullanmaya başladığında çeşitli problemler doğabilir ve kullanıcıların yazılımı öğrenmeye başlamasıyla beklentileri artabilir. Bu durum, proje ekiplerinin kontrol etmesi veya geliştirmesi gereken birçok yeni sürece neden olacaktır.

Canlı Kullanıma Geçiş Sonrası Yapılması Gereken İşler:

  1. Kullanıcı talep ve destek sisteminin aktif takibi ve geri dönüşlerin hızlı yapılması,
  2. Stok sayım, açık satış siparişi, açık satın alma siparişi, iş emri gibi belge verilerinin aktarım sonrası hareketlerinin incelenmesi,
  3. İşlenen verilerin tutarlılığının sürekli kontrolü (tekliflerin doğru fiyatlanmış mı, MRP sonuçları beklenen gibi mi, stoklar tutarlı mı vb.),
  4. Büyük veri oluştukça test senaryolarının yeniden işletilmesi,
  5. Ekiplerce kullanıcıların izlenmesi ve yardımcı olunması,
  6. Değişimin faydasız olduğunu düşünen paydaşların motivasyonuna dikkat edilmesi,
  7. Ek eğitim ihtiyaçlarının tespit edilerek tekrarlı eğitimler verilmesi,
  8. Geri dönüşlerden doğan süreçlerde değişiklik veya iyileştirmeler yapılması ve değişiklik yönetimi kontrol süreçlerinin işletilmesi,
  9. Belirli aralıklarla canlı kullanım sonrası değerlendirme toplantıları yapılması,
  10. Veri tabanı yedeklerinin plana uygun bir şekilde alınıp alınmadığının kontrol edilmesi,
  11. Varsa entegrasyon veri alışverişlerinin kontrolü,
  12. ERP yazılımı ile ilk mali dönemin kapanışının kontrollü bir şekilde sağlanması.

ERP geçişlerini başarılı bir şekilde sonlandırmak ve kapanış toplantısına ulaşmak büyük emek ve farkındalık gerektirir. Umarım bu paylaşım, konuya ilgili herkese fayda sağlar.

ERP Projelerinde Canlı Kullanıma Geçiş” ile ilgili 1 görüş

Bir yanıt yazın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir