ERP Seçiminde En Sık Yapılan 12 Yanılgı

ERP seçiminde en sık yapılan hata, sürece doğrudan ürün veya marka araştırmasıyla başlamaktır.

“Hangi ERP daha iyi?” sorusu, işletmenin kendi ihtiyaçları netleşmeden sorulduğunda erken ve eksik bir sorudur. Çünkü doğru ERP kararı, önce işletmenin nasıl çalıştığını, hangi süreçlerde zorlandığını, hangi veriye güvenemediğini ve hangi kararları zamanında alamadığını anlamayı gerektirir.

Daha doğru başlangıç soruları şunlardır:

ERP seçimi ürün listesinden önce işletmenin kendi gerçekliğini anlamakla başlamalıdır.

ERP seçiminde evrensel ve tek bir “en iyi ERP” cevabı yoktur. Bir işletme için uygun olan çözüm, başka bir işletme için gereğinden karmaşık, pahalı veya uygulanması zor olabilir.

Doğru soru “En iyi ERP hangisi?” değil, “Bu işletmenin süreçlerine, veri olgunluğuna, kaynak kapasitesine, büyüme hedeflerine ve dönüşüm ritmine en uygun çözüm hangisi?” olmalıdır.

ERP değerlendirmesinde ürün kabiliyeti kadar şu başlıklar da önemlidir:

Bu nedenle ERP seçimi, yalnız yazılım fonksiyonlarını karşılaştırmak değil, işletmenin taşıyabileceği dönüşüm modelini belirlemektir.

ERP projelerinde kapsam büyüdükçe yalnızca imkanlar artmaz; proje yükü, veri ihtiyacı, test sorumluluğu, karar sayısı ve değişim yönetimi ihtiyacı da artar.

Bu yüzden en kapsamlı paketi almak her zaman en doğru karar değildir.

Bir işletme, tüm modülleri aynı anda almak yerine ihtiyaçlarını üç seviyede değerlendirmelidir:

Bu ayrım yapılmadığında ERP projesi daha başlamadan ağırlaşabilir. İlk fazda işletmenin taşıyamayacağı kadar geniş bir kapsam oluşturmak, dijital dönüşümü hızlandırmak yerine yavaşlatabilir.

Doğru kapsam, işletmenin gerçekten ihtiyaç duyduğu ve hayata geçirebileceği kapsamdır.

ERP yatırımı büyük düşünmeyi gerektirir; ancak büyük düşünmek her şeyi ilk fazda devreye almak anlamına gelmez.

Bazı ihtiyaçlar temel omurga için kritiktir. Bazıları ise işletmenin temel süreçleri oturduktan sonra daha sağlıklı şekilde ele alınabilir. Bu nedenle ERP seçiminde fazlama yaklaşımı yalnız bütçe yönetimi değil, dönüşüm riskini yönetme yöntemidir.

Sağlıklı bir fazlama yaklaşımı şu sorularla başlar:

ERP yatırımını fazlara bölmek, bütçeyi kısmak değil; başarı ihtimalini, iç kaynak yükünü ve dönüşüm riskini yönetmektir.

ERP demosu karar sürecinin en etkileyici aşamalarından biridir. Ancak aynı zamanda en yanıltıcı aşamalarından biri de olabilir.

Standart demo akışları genellikle ürünün güçlü ve düzenli tarafını gösterir. Oysa işletmelerin gerçek hayatı çoğu zaman istisnalar, onaylar, veri eksikleri, departmanlar arası geçişler, raporlama ihtiyaçları ve operasyonel alışkanlıklarla şekillenir.

Bu nedenle demo yalnız ekran gezintisi olarak izlenmemelidir.

Demoda şu soruların cevabı aranmalıdır:

Demo, güzel ekranların izlendiği bir sunum değil; işletmenin gerçek senaryolarının test edildiği bir değerlendirme aşaması olmalıdır.

ERP tekliflerinde yalnız toplam fiyata bakmak yanıltıcı olabilir. Çünkü iki teklif aynı fiyat başlığı altında çok farklı kapsamlar, varsayımlar ve riskler içerebilir.

ERP teklifinde değerlendirilmesi gereken ana başlıklar şunlardır:

En ucuz teklif bazen gerçekten avantajlı olabilir. Ancak yalnız fiyat düşük olduğu için doğru kabul edilirse, ilerleyen aşamalarda ek maliyet, kapsam boşluğu ve proje riski doğabilir.

ERP tekliflerinin amacı düşük fiyatı bulmak değil; kapsam, maliyet, risk ve sürdürülebilirliği birlikte görünür kılmaktır.

ERP satınalması klasik bir ürün satınalması gibi yönetildiğinde karar kalitesi düşebilir.

Satınalma ekipleri bu süreçte yalnız fiyat toplayan veya pazarlık yapan bir rol üstlenmemelidir. ERP seçiminde satınalmanın en kritik katkısı, teklifleri karşılaştırılabilir hale getirmektir.

Bu da şu başlıkları netleştirmeyi gerektirir:

Satınalma, ERP seçiminde yalnız fiyatı değil, kararın ticari ve operasyonel risklerini de görünür kılan kritik bir paydaştır.

ERP sistemleri teknoloji içerir; ancak ERP projesi yalnız BT projesi değildir.

ERP; satıştan satınalmaya, finanstan stok yönetimine, operasyondan raporlamaya kadar birçok iş sürecini etkiler. Bu nedenle ERP seçiminde yalnız teknik uygunluk değil, işletmenin çalışma biçimi de değerlendirilmelidir.

BT bu süreçte kritik bir paydaştır. Ancak ERP kararının yalnız BT’ye bırakılması, iş birimlerinin gerçek ihtiyaçlarının yeterince temsil edilmemesine yol açabilir.

ERP seçiminde şu paydaşların birlikte düşünmesi gerekir:

ERP, teknoloji ile iş süreçlerinin kesiştiği bir dönüşüm alanıdır. Bu nedenle sahipliği de çok paydaşlı olmalıdır.

ERP projelerinde veri hazırlığı çoğu zaman geç fark edilen kritik bir konudur.

Malzeme, stok, cari, ürün, maliyet, tedarikçi, müşteri, hesap planı veya operasyonel tanımlar net değilse, iyi seçilmiş bir ERP bile beklenen sonucu üretmekte zorlanır.

Veri kalitesi düşük olduğunda şu riskler oluşabilir:

Bu nedenle ERP seçim sürecinde veri konusu proje başladıktan sonra değil, seçim ve hazırlık aşamasında ele alınmalıdır.

Doğru soru şudur:

“Seçeceğimiz ERP’ye hangi veriyi taşıyacağız?” kadar, “Bu veriye bugün ne kadar güveniyoruz?” sorusu da sorulmalıdır.

ERP projeleri dış danışmanlıkla yürütülebilir; ancak tamamen dışarıya devredilemez.

İşletme tarafında süreçleri bilen, karar verebilen, test yapabilecek ve kullanıcıları yönlendirebilecek anahtar kişilerin projeye zaman ayırması gerekir. Bu kaynak planlanmadan başlatılan projelerde analizler uzar, kararlar gecikir ve test kalitesi düşer.

ERP seçiminde şu sorular erken sorulmalıdır:

ERP projesi yalnız seçilen danışman veya yazılım ekibinin performansıyla değil, işletmenin kendi sahipliğiyle başarıya ulaşır.

Yönetim sponsorluğu, ERP projesinin başlangıç toplantısında bulunmakla sınırlı değildir.

Gerçek sponsorluğun içinde amaç belirleme, kaynak sağlama, önceliklendirme, kapsam disiplini, karar alma ve değişim yönetimi vardır. Yönetim bu başlıklarda aktif rol almadığında proje günlük operasyonun içinde sıkışabilir.

ERP seçiminden önce yönetimin şu konularda netleşmesi gerekir:

Yönetim desteği görünür değilse, ERP seçimi doğru yapılsa bile proje başlatma kalitesi düşük kalabilir.

ERP seçiminde demo etkisi, kişisel beğeniler, fiyat baskısı veya tedarikçi sunumları karar üzerinde güçlü etki yaratabilir. Bu nedenle kararın yalnız izlenimlerle verilmesi risklidir.

Karar matrisi, işletmenin kendi önceliklerine göre daha kontrollü değerlendirme yapmasını sağlar.

Bir ERP karar matrisinde şu kriterler yer alabilir:

Karar matrisi, her şeyi matematiksel olarak kesinleştirme aracı değildir. Ancak kararın hangi kriterlere göre verildiğini görünür kılar ve kişisel izlenimlerin etkisini azaltır.

ERP seçimi, yalnız “bize iyi göründü” noktasında bırakılmamalıdır. Karar, işletmenin önceliklerine göre yapılandırılmış ve izlenebilir bir değerlendirmeye dayanmalıdır.