Bugün çok yoğundum. 15 telefon çağrısı, 30’un üzerinde online toplantı, 50 tane maile cevap verdim… gibi durumlarla gün içinde sıkça karşılaşıyoruz. Bu iletişim biçimlerinin bazılarına son dönemlerde toplantı denilmeye başlandı. Peki, doğru mu? İletişim araçlarının gelişmesi ve çevrim içi platformların yaygınlaşması, bizleri kurumsal hayatta daha kolay ulaşılabilir kılıyor. Hatta “2 dakika mı ayıramıyorsun? 10 dakika çalışsak yeter” gibi yakınmalarla karşılaşabiliyoruz.
İletişim ve toplantı enflasyonu pandemi ile birlikte çok daha arttı. Yüze yüze toplantılarımızı özler olduk. Çoğumuz eminim ki yüz yüze, fiziksel katılımlı toplantılar için daha iyi hazırlık yapıldığı konusunda benimle hemfikirdir. Ne kadar dijitalleşsek, çevrim içi toplantılarla yaşasak da toplantı kültürünü kaybetmemeliyiz ve her görüşmeyi toplantı olarak görmemeliyiz. Bir görüşmenin verimli bir toplantıya dönüşebilmesi için toplantıdan önce, toplantı esnasında ve toplantı sonrasında yapmamız gereken sorumluluklarımız var.
Toplantıdan Önce
- Toplantının Hedefi ve Amacı: Toplantının başarılı olması için çıktımız ne olmalı? Yeni kararlar, fikir birliği, yeni fikirler, sözleşme imzası, taahhüt gibi amaçlar belirlemeliyiz.
- Toplantının Gerekliliği: Amaç ve hedefimiz doğrultusunda toplantı şart mı? Çözüm için en iyi yöntem mi? Alternatif iletişim yöntemlerini (mail, telefon, sunum) değerlendirmeliyiz.
- Katılımcıların Belirlenmesi: Hedefe ulaşmak için toplantıda kimler olmalı? Kimleri asgari düzeyde davet etmeliyiz? Kimler olmazsa toplantı olmaz? İyi belirlemeliyiz.
- Platform Seçimi: Toplantıyı en verimli ve rahat hale getirmek için en doğru platformu belirlemeliyiz.
- Gündemin Hazırlanması: Gündem hazır ve tüm katılımcılara gönderildi mi?
Toplantı Esnasında
- Erken Hazırlık: Toplantı saatinden önce hazır olmalıyız.
- Gündemin Kontrolü: Herkesin gündemi aldığından ve anladığından emin olmalıyız.
- Amaç ve Gündem Sunumu: Toplantı amacını ve o amaca nasıl ulaşmayı umduğumuzu gündem ile ilişkilendirerek açılışta sunmalıyız.
- Katılım Teşviki: Az katılım gösterenleri teşvik edip, çok konuşanları durdurmalıyız.
- Sonuç Notları: Toplantı sonuç notlarının alındığından emin olmalıyız.
- Özet ve Onay: Sonuç, karar ve taahhütleri toplantı sonunda özetleyip toplantı sonuç raporunu katılımcılara onaylatmalıyız.
- Teşekkür: Tüm katılımcılara teşekkür etmeliyiz.
Toplantı Sonrasında
- Sonuç Raporu Paylaşımı: Toplantı sonuç raporu ve özetini katılımcılarla paylaşmalıyız.
- Sorumluluk Takibi: Toplantı sonrası sorumluluk alan katılımcıları takip ederek sonuçların eyleme dönüştüğünden emin olmalıyız.
- Katılımcı İncelemesi: Sessiz kalan veya sonuçlarla çekincelerini ifade eden katılımcıları inceleyip, etkisini değerlendirmeliyiz.
Bu saydıklarıma baktığımızda her görüşme toplantı niteliği taşıyor mu? Her iletişim toplantı değildir! diyerek sizleri düşünmeye davet ediyorum.